Op grond van de AVG heeft een werknemer recht op inzage in en op een kopie van zijn personeelsdossier. Persoonlijke aantekeningen van de werkgever die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg vallen hier buiten. Er zijn daarnaast enkele uitzonderingen op grond waarvan het recht op inzage en kopie door de werkgever geweigerd of beperkt kan worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om de bescherming van de nationale veiligheid en de bescherming van de rechten van anderen.

Uit een recente uitspraak van de rechtbank Den Haag volgt dat een werknemer ook recht heeft op een kopie van zijn personeelsdossier als dit kopie al eerder is verstrekt (ECLI:NL:RBDHA:2018:10910). De betreffende werknemer in deze recente uitspraak was arbeidsongeschikt en zijn re-integratie verliep niet vlekkeloos. Dit leidde tot een arbeidsconflict, waarbij de werknemer – in een mediationtraject – inzage in en een kopie van zijn personeelsdossier verlangde. De werkgever weigerde dit en voerde aan dat het personeelsdossier al eerder aan de werknemer was verstrekt en dat de werknemer met het dossier bekend was of had moeten zijn.

De rechter oordeelde dat de bekendheid met gegevens geen grond is om het recht op een kopie van het personeelsdossier te weigeren en dat een kopie dus ook moet worden verstrekt als deze (ooit) eerder is verstrekt.