Privacy statement

Cliënten

Lexence kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten verwerken:

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door cliënt verstrekt;
• Overige (contact)gegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) en waar relevant: kenteken, zoals door cliënt verstrekt;
• Gegevens met het oog op de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil, waaronder eveneens begrepen gegevens aangaande de wederpartij en derden, zoals door cliënt, een wederpartij en/of een derde verstrekt of uit openbare bron (zoals het Handelsregister, de Kamer van Koophandel en het Kadaster) is verkregen, zie ook hierna onder “Derden”;
• Het kenteken indien de cliënt ons kantoor bezoekt en gebruik wenst te maken van een parkeerplaats in de parkeergarage, zoals door cliënt verstrekt;
• Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door cliënt is verstrekt;
• Andere gegevens van cliënten waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om aan de toepasselijke wet- of regelgeving, de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten te voldoen, zoals onder bepaalde omstandigheden het verwerken van bepaalde gegevens omtrent een identiteitsbewijs en het bijhouden van een oud-cliëntenlijst.

Leveranciers

Lexence kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie Lexence producten of diensten afneemt of die werkzaam zijn bij deze leveranciers verwerken:

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals door leverancier verstrekt;
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door leverancier verstrekt;
• Het kenteken indien de leverancier ons kantoor bezoekt en gebruik wenst te maken van een parkeerplaats in de parkeergarage, zoals door leverancier verstrekt;
• Gegevens met het oog op het doen van bestellingen, het inkopen van diensten; het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door leverancier verstrekt;
• Andere gegevens van leveranciers waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Sollicitanten

Lexence kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van sollicitanten verwerken:

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), zoals door sollicitant verstrekt;
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door sollicitant verstrekt;
• Bankrekeningnummer en gegevens reiskosten (afstand woon-werkverkeer), zoals door sollicitant verstrekt;
• Nationaliteit en geboortedatum zoals door sollicitant verstrekt;
• Beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma’s, certificaten, getuigschriften), motivatiebrief zoals door sollicitant verstrekt en waar relevant voor de openstaande vacature: de resultaten van een afgenomen competentietest;
• Referenties zoals door sollicitant of referent verstrekt, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant;
• Het kenteken, zoals door de sollicitant verstrekt, indien een sollicitant ons kantoor bezoekt en gebruik wenst te maken van een parkeerplaats in de parkeergarage.

Derden

Lexence verwerkt de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden (zoals personen niet-zijnde cliënten waarvan persoonsgegevens in de dossiers voorkomen, advocaten en andere adviseurs met wie Lexence contact heeft):

• NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan Lexence bekend gemaakt;
• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover aan Lexence bekend gemaakt;
• Het kenteken, zoals door de derde verstrekt, indien een derde ons kantoor bezoekt en gebruik wenst te maken van een parkeerplaats in de parkeergarage;
• Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
• Gegevens in verband met een bezoek aan de website lexence.com waaronder het IP-adres; zie voor meer informatie ook ons Cookie Statement;
• Andere gegevens van derden die uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten, wederpartijen of derden aan Lexence zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil.

Overig

Nieuwsbrieven en events

Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze nieuwsbrieven of events, kunnen wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens verwerken:

• Bedrijfsnaam;
• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres;
• Of u de nieuwsbrief of de uitnodiging geopend heeft en de ‘activiteit’ in de nieuwsbrief of uitnodiging (open- en klikratio);
• Aanvullende informatie waar relevant voor het specifieke event, zoals kledingmaat, dieetwensen etc.

Cameratoezicht

Op onze kantoorlocatie maken wij gebruik van cameratoezicht waarbij video-opnamen worden gemaakt. Ook wordt het moment van uw bezoek (datum en tijdstip) vastgelegd.

Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerkt Lexence uw persoonsgegevens?

Lexence verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

1. Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
2. Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
3. Wanneer dit noodzakelijk is ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of de belangen van een derde;
4. Met uw toestemming.

Wanneer Lexence uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Lexence deze afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. Lexence wijst u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.

Lexence gebruikt bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij per doeleinde wordt aangegeven op basis van welke hierboven genoemde grondslag (a t/m d) Lexence dit doet. Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, wordt dit belang kort toegelicht. Indien u hier specifieke vragen over heeft, kunt u altijd contact opnemen.

Doeleinden met daaraan gekoppelde grondslagen:

• om de gevraagde juridische diensten te kunnen verlenen, met inbegrip van het identificeren van de cliënt en het verrichten van een conflict check om belangenverstrengeling te voorkomen (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van de dienstverlening, het voldoen aan de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten);
• voor de administratie van Lexence, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip van het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over onze dienstverlening (a, b en c: ter verdediging van rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling, ter verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening en om aan de Verordening op de advocatuur te voldoen);
• om contact met u te houden en om met u te communiceren waaronder eveneens begrepen communicatie voor marketing, relatiemanagement en business development activiteiten zoals uitnodigingen voor events en het verwerken van uw inschrijving voor events, alsmede het verzenden van nieuwsbrieven en andere marketingcommunicatie die voor u relevant kan zijn; (a, b, c: het belang om de diensten van Lexence onder de aandacht van bestaande klanten te brengen, d: toestemming indien wij nog geen klantrelatie met u hebben maar u zich bijvoorbeeld inschrijft voor een van onze nieuwsbrieven);
• voor het behandelen van uw sollicitatie (a, b, c: ons gerechtvaardigde belang om te beoordelen of u geschikt bent voor de openstaande vacature en d: toestemming indien u langer in portefeuille wenst te blijven, zie: “Hoelang bewaart Lexence uw persoonsgegevens?”);
• om u toegang tot ons kantoor te verschaffen en waar relevant een parkeerplaats voor u te reserveren en ten behoeve van de bedrijfsbeveiliging (a, b en c: het belang om een correcte (bezoekers)administratie te kunnen voeren en ons pand, onze medewerkers en de data die wij onder ons hebben, te beschermen);
• om u toegang tot onze website te verschaffen, de website in de door u gekozen taal te kunnen aanbieden, het kunnen aanbieden van specifieke content zoals video’s, ten behoeve van de beveiliging en het bijhouden van gebruikersstatistieken van onze website (c: het belang om veilige en geoptimaliseerde website-omgevingen aan te bieden, d);
• voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
• voor het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen met inbegrip van de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten (b, c: het belang om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen).

Aan wie verstrekt Lexence uw persoonsgegevens?

Lexence verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in deze Privacyverklaring omschreven doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, zorgt Lexence er voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet. Door Lexence ingeschakelde derde partijen die als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. Hierbij kunt u denken aan accountants, notarissen en partijen die worden ingeschakeld voor het afgeven van een opinie of een deskundigenrapport.

Lexence kan persoonsgegevens van cliënten, leveranciers, sollicitanten en derden delen met:

• Leveranciers (bijv. softwareleveranciers, deurwaarders, koeriersdiensten, vertaalbureaus, accountants etc.);
• Wederpartijen, andere advocaten of adviseurs in het kader van onze dienstverlening;
• Gerechten en overheidsinstellingen;
• Onze rechtsopvolger(s) ingeval Lexence wordt overgenomen door of fuseert met een ander bedrijf en tevens met derden die betrokken zijn bij een dergelijke voorgestelde of feitelijke zakelijke transactie;
• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Ten behoeve van de dienstverlening kan Lexence persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Unie dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal Lexence erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract en toetsen of nog aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen. Aarzel niet om contact met ons op te nemen indien u meer informatie wil ontvangen over de aanwezige passende of geschikte waarborgen voor de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten de Europese Unie of wanneer u daarvan een kopie wenst te ontvangen.

Hoelang bewaart Lexence uw persoonsgegevens?

Lexence bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in deze Privacyverklaring genoemde doeleinden. Meer specifiek hanteert Lexence de volgende bewaartermijnen:

• De dossiers van de door Lexence behandelde zaken worden conform de Handleiding Archivering op het Advocatenkantoor van de Nederlandse Orde van Advocaten gedurende ten minste vijf jaar (en langer indien wettelijk noodzakelijk) bewaard.
• De persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie aan Lexence verstrekt worden tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien u hiervoor toestemming geeft, houden wij uw persoonsgegevens tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure in portefeuille. Dit geeft ons de mogelijkheid om u voor eventuele toekomstige vacatures bij Lexence te benaderen. Wanneer u in dienst treedt bij Lexence zullen uw persoonsgegevens onderdeel worden van uw personeelsdossier.
• De persoonsgegevens die in het kader van de Kantoorklachtenregeling worden verwerkt, worden uiterlijk twee jaar nadat de klacht en/of de daaruit voortvloeiende gerechtelijke procedure is afgehandeld, verwijderd.
• Persoonsgegevens die op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) moeten worden geadministreerd, worden gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) bewaard in verband met de op Lexence ex artikel 52 lid 4 AWR rustende fiscale bewaarplicht.
• Camerabeelden worden gedurende 72 uur bewaard, tenzij er sprake is van een incident (zie hierna).

De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kunnen wij de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, zoals voor het afwikkelen van incidenten en/of juridische geschillen. Voor meer informatie over de bewaartermijnen aangaande het gebruik van cookies, verwijzen wij u naar ons Cookie Statement.

Beveiliging

Lexence heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Voor vragen over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, kunt u contact opnemen via privacy@lexence.com.

Uw privacyrechten

U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door Lexence:

• het recht om te verzoeken of Lexence persoonsgegevens van u verwerkt en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
• het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• het recht om toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
• het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’).

Lexence maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met Lexence opnemen via privacy@lexence.com of per post via de contactgegevens zoals aan het begin van deze Privacyverklaring vermeld.

Om te voorkomen dat Lexence informatie aan een verkeerde persoon verstrekt, kan Lexence om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. In beginsel informeert Lexence u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek of Lexence aan uw verzoek kan voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zal Lexence u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kan Lexence onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zal Lexence u uitleggen waarom. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Lexence, dan probeert Lexence hier samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Wijzigingen

Lexence behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie van deze Privacyverklaring zal steeds op de website www.lexence.com worden geplaatst. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streeft Lexence er naar om deze betrokkenen hierover rechtstreeks te informeren. Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 23 december 2021.

>> Download de privacyverklaring van Lexence hier