Na enige vertraging is het wetsvoorstel voor de totstandkoming van het UBO-register op 23 juni 2020 aangenomen en deze wet zal vanaf 27 september 2020 in werking treden. Graag brengen we u via dit artikel op de hoogte van de gevolgen die het UBO-register voor u en uw organisatie meebrengen.
In het UBO-register worden de uiteindelijke belanghebbenden of de ‘ultimate beneficial owners’ (UBO) van organisaties geregistreerd om vast te kunnen leggen welke natuurlijke personen een uiteindelijk direct of indirect belang houden in de organisatie. Het registreren van de UBO’s heeft als doel om misbruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering te voorkomen.
Welke verplichtingen brengt het UBO-register mee?
Vanaf de inwerkingtreding van het UBO-register op 27 september 2020 hebben bestaande entiteiten 18 maanden de tijd om hun UBO-gegevens bij de Kamer van Koophandel (KvK) te registreren. De KvK zal de registratieplichtige entiteiten aanschrijven met het verzoek de UBO-gegevens in te schrijven. Vanaf het moment van inschrijving zullen wijzigingen van de UBO’s ook moeten worden doorgegeven bij de KvK. Het niet naleven van de verplichtingen wordt aangemerkt als een economisch delict en kan worden bestraft met hechtenis van ten hoogste zes maanden (overtreding) respectievelijk twee jaren (misdrijf), een taakstraf of een geldboete van de vierde categorie (EUR 21.750).
Voor de inschrijving van een nieuwe entiteit bij de KvK wordt het registreren van de UBO-gegevens als voorwaarde voor de inschrijving gesteld, er zal dan ook geen KvK-nummer worden toegekend wanneer niet aan de registratieverplichting is voldaan.
Er zijn geen kosten verbonden aan de UBO-registratie bij de KvK. De inschrijving kan worden gedaan door de tekeningsbevoegde personen in de organisatie en kan dus op dezelfde manier worden gedaan als overige inschrijvingen bij de KvK.
Voor wie geldt de registratie plicht?
De volgende organisaties zijn verplicht om hun UBO’s in te schrijven:
- NV’s en BV’s (met uitzondering van beursvennootschappen en 100% (indirecte) dochtervennootschappen)
- Stichtingen, verenigingen (met volledige rechtsbevoegdheid en zonder volledige rechtsbevoegdheid maar met een onderneming), onderlinge waarborgmaatschappijen, coöperaties
- Personenvennootschappen (met uitzondering van eenmanszaken)
- Europese NV’s, coöperaties en samenwerkingsverbanden
- Rederijen
Wie kwalificeert als UBO en wat is een pseudo-UBO?
Kort gezegd is de UBO van een entiteit een natuurlijk persoon die (i) meer dan 25% van de aandelen of stemrechten heeft, (ii) meer dan 25% van het economisch belang houdt of (iii) feitelijke zeggenschap heeft. In bepaalde gevallen kan ook bij een lager percentage dan 25% sprake zijn van een UBO, bijvoorbeeld als op grond van contractuele verhoudingen de bevoegdheid bestaat van een persoon om het bestuur te benoemen of te ontslaan.
Per entiteit kunnen er dus meerdere UBO’s bestaan, maar als er geen enkele natuurlijke persoon aan te merken valt als UBO moet een ‘pseudo-UBO’ worden aangewezen en ingeschreven. Een ‘pseudo-UBO’ is vaak een hoger leidinggevende, bij een rechtspersoon is dit de statutair bestuurder en bij een commanditaire vennootschap vaak de beherend vennoot. Dit betekent dat de gegevens van de ‘pseudo-UBO’ in het UBO-register worden opgenomen met de vermelding dat er geen UBO aanwezig is en sprake is van een pseudo-UBO.
Welke gegevens zijn zichtbaar en wie kan ze inzien?
Het UBO-register wordt bijgehouden door KvK en is publiek toegankelijk tegen een tarief van EUR 2,50. Raadplegers dienen zich echter wel te registreren, waarbij de identiteit kan worden vastgesteld. Slechts beperkte informatie is dan zichtbaar (naam, geboortemaand en -jaar, woonstaat, nationaliteit en de aard en omvang van het door de UBO gehouden economische belang). Bevoegde autoriteiten die het register gebruiken om onderzoek te doen naar verdachte geldstromen zien echter meer informatie dan anderen. UBO’s krijgen zelf inzicht in hoe vaak hun informatie wordt geraadpleegd, maar zij krijgen geen inzicht in wie hun informatie heeft geraadpleegd.
Kunnen de gegevens worden afgeschermd?
In uitzonderlijke gevallen kan de UBO een verzoek tot afscherming van zijn informatie indienen bij de KvK, omdat er bijvoorbeeld risico bestaat op ontvoering, chantage en dergelijke of als de UBO minderjarig of handelingsonbekwaam is. De KvK beslist over het afschermingsverzoek en tegen dat besluit staat bezwaar en beroep open.
Wat kan Lexence voor u betekenen in dit kader ?
Wij kunnen met u vaststellen of inschrijving van de UBO’s voor uw organisatie noodzakelijk is en daarnaast kunnen we hulp bieden bij de inschrijving van de gegevens bij de KvK. Zoals u wellicht al heeft gemerkt vragen wij sinds de invoering van de Wwft regelgeving al om UBO-informatie en uiteraard verwerken we voor zover mogelijk alle bij ons bekende gegevens uit eerdere transacties en overeenkomsten in deze UBO-formulieren. Op die manier hoeft dit voorafgaand aan ondertekening door u alleen op volledigheid te worden gecontroleerd. Deze informatie kunnen wij vervolgens verwerken in het door de KvK bijgehouden UBO-register.
Mocht u prijstellen op een uitgebreidere uitleg over de verschillende facetten van de invoering van het UBO-register laat u dat ons dan graag weten dan zenden we u aanvullende informatie.
