nl/en
Interview

Veelgemaakte fouten die je kan voorkomen bij een reorganisatie

24 februari 2023 – Op donderdag 30 maart organiseren Lexence (Esther van der Meulen) en Quintop (Wilco Bontenbal) het event Get Ready: Reorganiseren. Luister naar de ervaringen van ondernemingsexpert Annemarie van Gaal over het belang van een duidelijke visie, flexibiliteit, vakorganisaties en leiderschap.

Meld je hier aan voor het event op donderdag 30 maart om 16:00 uur vanuit het Lexence kantoor in Amsterdam, en voor meer informatie ga naar de eventpagina.

Lees hieronder het hele interview met Esther en Wilco

Expertise

Arbeidsrecht

Esther

van der Meulen

Belangrijke lessen voor succesvolle veranderingen

Op donderdag 30 maart organiseren advocaten- en notarissenkantoor Lexence en adviesbureau Quintop HR Consultants het Get Ready event over reorganiseren. De wereldeconomie wordt de laatste tijd beïnvloed door verschillende factoren zoals de oorlog in Oekraïne, stijgende energieprijzen en inflatie. Deze ontwikkelingen hebben een impact op bedrijven en hun werknemers, een reorganisatie behoort tot de mogelijkheden. Maar hoe kun je je daar als ondernemer het beste op voorbereiden? Welke fouten zijn te voorkomen? Om antwoord te geven op deze vraag, gingen we in gesprek met Esther van der Meulen, Partner en advocaat arbeidsrecht bij Lexence, en Wilco Bontenbal, Partner en business transformatiespecialist bij Quintop. Zij vertellen over hun ervaringen met reorganisaties, elk vanuit hun eigen discipline.

Reorganisaties zijn niet nieuw. Er zijn al jaren economische bewegingen die de keuze tot herorganiseren noodzakelijk maken. Esther en Wilco merken de veranderingen in hun deelgebieden klein zijn: ‘’Juridisch is er in de formele ontslagroute wel het een en ander veranderd. Zo was er in het verleden geen ontslagvergoeding verschuldigd als het UWV-toestemming gaf om op te mogen zeggen. Maar een preventieve ontslagtoets geldt al sinds jaar en dag. Wat me wel opvalt is dat in sommige sectoren ondanks personeelstekorten toch ook herstructureringen plaats moeten vinden. Die dynamiek is bijzonder,’’ aldus Esther.

Wilco sluit zich daarbij aan: “Grote veranderingen zijn er niet, al heeft digitale ontwikkeling ons veel gebracht in de begeleiding van reorganisaties. We kunnen nu persoonlijke begeleiding bieden, zelfs bij grote reorganisaties. Door goede informatievoorziening en meer persoonlijke opvolging zorgen we naast overzicht ook voor een betere ervaring voor iedereen, zowel tijdens als na reorganisaties. Ook begeleiding naar werk wordt hierdoor makkelijker, beter en passender.’’

 

Don’ts bij reorganiseren

Bij een reorganisatie is goede voorbereiding een must. Toch worden er vaak open deuren vergeten, zoals het maken van een goede businesscase en het zorgvuldig doorlopen van het medezeggenschapstraject. ‘’Ik zie best vaak dat eerst gedacht wordt om een X-aantal posities te laten vervallen en dat dit dan later toch te weinig blijkt of juist te veel. Dan moet er na de reorganisatie in no-time weer worden opgeschaald. Dat kost veel tijd, energie en geld’’, zo legt Esther uit. Daarnaast is het van belang om het medezeggenschapstraject zorgvuldig te doorlopen, vooral bij grote ondernemingen. De OR is ten slotte niet je vijand maar je partner, net als andersom. Je zult elkaar nodig hebben.

Ook wordt er volgens Wilco onderschat hoelang stappen in het voortraject duren, zoals het opnieuw maken, beschrijven en wegen van functies en het inregelen in de (HR-)systemen. Bij grote, maar ook kleinere ondernemingen is het van belang om hier voldoende tijd aan te besteden. Daar voegt hij aan toe: ‘’Vergeet niet dat ook het traject met vakbonden, als er een aangepast of nieuw sociaal plan moet komen, zo maar een tijd kan duren. Kortom, een goede tijdsplanning gebaseerd op ervaring kan helpen.’’

Als we Esther en Wilco vragen wat de meest voorkomende ‘’fout’’ is bij een reorganisatie, zien zij een overeenkomst in hun expertises. Ze zeggen dat het te laat beginnen aan een proces omdat je het als ondernemer uitstelt, vaak voor komt. Hierdoor loop je altijd achter de feiten aan, wat lastig is om bij te sturen. Wilco voegt hier nog aan toe dat een veelgemaakte fout is te denken dat de (wettelijke) regels niet helemaal voor jou gelden. Dan is het echt beter om ellende te voorkomen dan achteraf te moeten herstellen. Dat kost veel tijd, geld en draagt niet bij aan je geloofwaardigheid. Ook geeft dat risico’s ten aanzien van het werkgeversmerk.

 

Grip op verandering

Als organisatie is het belangrijk om grip te houden op een verandering die komen gaat. Om dit te kunnen doen, is het verstandig om kennis en expertise in huis te hebben. Esther benoemt hierin (arbeids-)juridische kennis, kennis in onderhandelingen met vakbonden of kennis van de uitvoeringsstappen.

Wilco adviseert om de reorganisatie als project in te richten, met een ervaren projectleider die voortgang, overzicht en bewaking van belangrijke (financiële) milestones in de gaten houdt. En omdat veranderingen in organisatie ontwerp zorgen voor verandering in je reorganisatie aanpak, is het ook belangrijk volgens Wilco om de data over de stappen die medewerkers moeten doen in reorganisaties bij te houden: ‘’Ook de – vaak vertrouwelijke – behandeling van alle stapjes die medewerkers moeten doen in reorganisaties moeten bijgehouden worden en worden gedocumenteerd. Daar vooraf ondersteuning voor inregelen is belangrijk.’’

 

De uitdagingen bij internationale reorganisaties

Een reorganisatie binnen een land uitvoeren vraagt al een enorme inspanning, maar hoe pak je dat aan wanneer het een reorganisatie betreft over landen heen? Reorganisaties over landen heen is complexer door verschillen in wetgeving, maar ook door verschillende werknemersvertegenwoordigingen, vakbonden en regelgeving daaromheen. Het is dan ook belangrijk om dit goed te plannen en de juiste stappen per land of regio inzichtelijk te krijgen. Wilco benadrukt: ‘’Onze ervaring hierbij is dat er wel mogelijkheden zijn om over landen heen te reorganiseren, maar dat ook lokale aandacht noodzakelijk is. De grootste uitdaging is misschien ook wel de culturele verschillen en de communicatie goed vorm te geven.’’

Esther vult aan: ‘’Global op hoofdlijnen, lokaal op details en daar tussenin niet ook nog eens veel op Europees niveau, want dan krijg je te veel lijnen. Tijdig de juiste lokale adviseurs inschakelen en samenwerken. Een uitdaging is dat herplaatsingsinspanningen bij global organisaties ook wereldwijd kunnen gelden. Leg dat maar eens aan een Amerikaan uit.’’

 

Belangrijke lessen voor succesvolle reorganisaties

Lexence en Quintop helpen bedrijven om zo succesvol mogelijk door een reorganisatie te gaan. Wilco legt uit: ‘’ Onze HR Consultants helpen vaak bij het projectmanagement van reorganisatie, maar ook bij de uitvoering van de verschillende stappen, van business case maken tot en met mobiliteitsvoorzieningen inrichten. En van functiebeschrijvingen maken tot change management. HR Consultants zorgen dat er een duidelijke lijn, aanpak en haalbare tijdslijn is, met een speciale aandacht voor de medewerkers die de reorganisatie meemaken.’’

Een eerlijk verhaal en een goede business case helpen enorm om het beoogd resultaat bereiken, aldus Esther. Als je moet onderhandelen met de vakbonden over een sociaal plan, is het handig om best practices te kennen.

Tot slot vroegen we hen hun belangrijkste les te delen in hun ervaring met reorganisaties. Esthers les is om altijd een transparant verhaal te hebben: “Als je geen transparant verhaal hebt, prikken UWV/OR of medewerkers hier doorheen. Als je een goed verhaal hebt, is reorganiseren niet ingewikkeld, omdat het UWV enkel een lijstje afvinkt en de ontslagvergoedingen op voorhand bekend zijn.” Wilco sluit af met: ‘’Goed plannen is naast heldere communicatie key. Een reorganisatie is overzichtelijk en goed te begeleiden, mits iedereen weet waar hij of zij aan toe is en er voldoende tijd wordt uitgetrokken om een duidelijk plan te maken.’’

Heeft u vragen over dit onderwerp, neem contact op:

decorative image