Wat is een workation?
Wat houdt een workation precies in? Het betekent dat een werknemer vanuit het buitenland remote gaat werken. In principe kan een werknemer die doorgaans op kantoor in Amsterdam werkt namelijk hetzelfde werk uitvoeren op zijn laptop vanuit een hotel in Zuid-Frankrijk of Curaçao. Voor de werknemer kan dit veel voordelen hebben. De nieuwe, zonnige omgeving kan bijvoorbeeld zorgen voor nieuwe inspiratie en motivatie of de werknemer ontspanning bieden. Bovendien zie je dat werknemers in de praktijk de workation vaak combineren met een ‘echte’ vakantie er achteraan. Omdat het werk dan gedeeltelijk doorgaat, hoeven werknemers minder vakantiedagen op te nemen.
Overweeg je als werkgever om een workation beleid vast te stellen? Of heeft een werknemer een verzoek ingediend voor een workation en ben je benieuwd wat je moet bieden? Let dan goed op de volgende punten.
Heeft een werknemer recht op workation?
Een verzoek van een werknemer om remote te werken vanuit het buitenland geldt juridisch als een verzoek om op een andere locatie te mogen werken. Het is bijvoorbeeld vergelijkbaar met een verzoek van de werknemer om vanuit thuis ‘normaal’ remote te werken. Maar in plaats van te verzoeken om vanuit zijn thuis kantoor te werken, vraagt de werknemer om vanaf een vakantiebestemming te werken. De regels voor deze verzoeken zijn vastgelegd in de Wet flexibel werken. Een verzoek tot wijziging van arbeidsplaats door de werknemer moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
- het kan één keer per jaar worden ingediend;
- het kan worden ingediend vanaf het moment dat de werknemer minimaal 6 maanden in dienst is op het moment dat de gewenste wijziging zou ingaan, en;
- het moet minimaal 2 maanden voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk worden ingediend.
De werkgever moet de beslissing op het verzoek uiterlijk 1 maand voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk aan de werknemer mededelen. Anders mag de werknemer gaan werken zoals in het verzoek staat.
In tegenstelling tot een verzoek van de werknemer tot wijziging van de werktijd of arbeidsduur, heb je als werkgever geen zwaarwegend bedrijfsbelang nodig om het verzoek tot wijziging van de arbeidsplaats af te wijzen. Je mag dus in principe om elke reden het verzoek afwijzen. Even leek het erop dat dit zou wijzigen, en je als werkgever wél een zwaarwegend bedrijfsbelang nodig zou hebben om zo een verzoek af te wijzen. Met het initiatiefwetsvoorstel Wet werken waar je wilt zou een verzoek om aanpassing van de arbeidsplaats op eenzelfde manier moeten worden behandeld als een verzoek om aanpassing van de werktijd of arbeidsduur. Op 26 september 2023 is het initiatiefwetsvoorstel echter verworpen door de Eerste Kamer. Bovendien was de naam ‘werken waar je wilt’ wat misleidend. Deze strengere afwijzingsvoorwaarde zou alleen van toepassing zijn op verzoeken met betrekking tot werken vanaf het woonadres van de werknemer of een passende werkplek van waaruit doorgaans werkzaamheden voor de werkgever worden verricht, zoals bijvoorbeeld een ander kantoor van de werkgever, beide gelegen binnen het grondgebied van de EU. Werken vanuit een hangmat in de Bahama’s was hiermee dan ook niet verzekerd geweest.
Wat zijn de overwegingen om een workation te bieden als werkgever?
Overweeg jij als werkgever een workation goed te keuren, dan zijn er enkele praktische aspecten en overwegingen om rekening mee te houden. Het is van belang om de fiscale gevolgen van een workation scherp te hebben. Zijn de kosten van een workation bijvoorbeeld aftrekbaar? Ja, maar alleen en voor zover het zakelijke kosten betreffen. Over het algemeen moet ten minste 50% van een workation als zakelijke activiteit worden beschouwd volgens de Belastingdienst. Daarnaast komen niet alle uitgaven tijdens een workation in aanmerking voor aftrek. Alleen kosten die duidelijk gerelateerd zijn aan het zakelijke aspect van de workation zijn aftrekbaar, mits dit kan worden aangetoond.
Tot slot de voor- en nadelen van de workation aan te merken. Op de voordelen is deze blog al kort op ingegaan, maar die opsomming was nog niet compleet. Zo is een workation bijvoorbeeld voor werknemers een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde. Werknemers hebben duidelijk behoefte aan meer flexibiliteit. En gezien de krapte op de arbeidsmarkt is het belangrijk om goed personeel te behouden. Andere voordelen van een workation zijn:
- vermindering van stress;
- meer inspiratie en hogere productiviteit door een nieuwe omgeving;
- het is goed te combineren met een vakantie;
- een betere work-life balance.
Aan de andere kant brengt een workation ook uitdagingen met zich mee, zoals:
- het contact met collega’s kan onder de workation leiden, al helemaal als er verschillende tijdzones bij komen kijken;
- er kunnen complicaties ontstaan met gegevensbeveiliging en compliance;
- werknemer is niet verzekerd van een goede internetverbinding op de vakantiebestemming.
Conclusies workation
Kortom, een recht op workation ligt voorlopig niet in het verschiet. Maar de workation biedt zowel werkgevers als werknemers boeiende mogelijkheden. Werkgevers kunnen profiteren van verhoogde motivatie en betere retentie van personeel, terwijl werknemers genieten van meer flexibiliteit en een verbeterde balans tussen werk en privé. Omdat de workation niet zonder complicaties is, is het verstandig op de voorhand duidelijke afspraken te maken over communicatie, de duur van de workation, het internet en de verwachtingen over de werkzaamheden. Ondanks de mogelijke uitdagingen, is het de moeite waard om als werkgever te overwegen een workation beleid te implementeren. Creëer een werkplek die de moderne behoeften van flexibiliteit en welzijn ondersteunt, en waar workations als een waardevolle optie worden erkend.
Mocht u meer willen weten of vragen hebben over dit onderwerp, neem dan gerust contact op met Isabel Villamor Martinez.