Onderhoudscontracten voor installaties in gebouwen zijn er in verschillende soorten en maten - voorkom discussie

30 september 2015
 

Onderhoudscontracten voor installaties in gebouwen zijn er in verschillende soorten en maten. Voor welke vorm ook wordt gekozen; zorg dat de verwachtingen van partijen eenduidig zijn vastgelegd.

 

Het beheer en onderhoud van installaties in onroerend goed kan op verschillende manieren worden ingericht. Om te bepalen welk contract voor een project het juiste is, moet goed worden gekeken naar de specifieke behoeften van de opdrachtgever.
De behoefte aan onderhoud kan per gebouw sterk verschillen. Zelfs per onderdeel van een gebouw kan de behoefte aan onderhoud variëren. Afhankelijk van die behoefte, maar ook van het budget, kan het onderhoud op verschillende manieren worden gefaciliteerd.
Niet elke opdrachtgever neemt bijvoorbeeld genoegen met het enkel verhelpen van een storing of gebrek aan een installatie op het moment dat de storing optreedt (correctief onderhoud). Er kan behoefte bestaan aan onderhoud dat er op is gericht storingen en gebreken te voorkomen (preventief onderhoud). 

 

Contractvormen
Onderhoudscontracten zijn er in verschillende vormen. Traditionele contracten zijn inspanningsgericht. Ze leggen de opdrachtgever vaak een regisserende rol op. Maar opdrachtgevers trekken zich steeds meer terug op het voeren van regie. De markt krijgt een grotere (eind)verantwoordelijkheid. Er wordt steeds vaker gekozen voor een prestatiecontract, zoals maincontracting. Deze contracten zijn meer resultaatgericht en geven de opdrachtnemer een grotere verantwoordelijkheid.

 

Werk afbakenen
Er is niet één model onderhoudscontract dat in alle gevallen (goed) kan worden ingezet. Het is belangrijk bij het opstellen van een onderhoudscontract (of het afgeven van een prijs daarop), goed te bepalen wat een opdrachtgever onder 'onderhoud' verstaat en wat hij als gevolg daarvan verwacht van de opdrachtnemer. Er zijn veel activiteiten die onder het begrip onderhoud kunnen vallen. De scope van het werk moet in het onderhoudscontract dus goed worden afgebakend.

 

Een goed onderhoudscontract
Onderhoudscontracten zijn over het algemeen zo ingericht dat op de partij die het onderhoud dient te verrichten een inspanningsverplichting rust. Hierbij specificeert de opdrachtgever de onderhoudswerkzaamheden zodat de opdrachtnemer exact weet welk onderhoud door of namens hem moet worden uitgevoerd. Opdrachtgevers voeren bij de uitvoering van deze traditionele contracten regie.
Aan de andere kant van het spectrum staan prestatiecontracten. In die contracten wordt niet (exact) gespecificeerd welk onderhoud uitgevoerd dient te worden maar worden de gewenste (eind)prestaties vastgelegd. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer het onderhoud zodanig vorm te geven dat de gewenste (overeengekomen) prestaties worden gehaald en behouden.

 

Kritieke Prestatie Indicatoren
Aan de hand van Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI's) wordt vastgesteld welk prestatieniveau van de opdrachtnemer verwacht wordt. Op deze manier zijn de prestaties van de opdrachtnemer beter controleerbaar dan bij inspanningscontracten. Dit is een reden waarom prestatiecontracten aan populariteit lijken te winnen ten opzichte van traditionele inspanningsvarianten. Wat hierbij ook meespeelt is dat de Rijksoverheid zich terugtrekt op haar kerntaken en steeds meer werk overlaat aan de markt.
Bij het bepalen van de KPI's zal een opdrachtgever moeten nagaan wat hij van het onderhoud verwacht en zullen die verwachtingen duidelijk dienen te worden opgenomen in het onderhoudscontract. Indien de verwachtingen van beide partijen niet of niet volledig worden vastgelegd, kan dat praktische problemen tot gevolg hebben.

 

Voorbeeld: onderhoud verlichting
Een simpel maar tekenend voorbeeld van de mate waarin de behoefte van de opdrachtgever een belangrijke rol speelt: het onderhoud van verlichting in een gebouw. Verwacht opdrachtgever dat opdrachtnemer lampen vervangt op het moment dat deze kapot gaan, of wenst opdrachtgever dat lampen aan het einde van hun verwachtte branduren preventief worden vervangen, zodat (bijna) nooit sprake zal zijn van een kapotte lamp? En hoe moet het – al dan niet preventieve – onderhoud vervolgens worden ingericht? Afhankelijk van het gebruik van de te onderhouden ruimte zal daarmee rekening moeten worden gehouden bij het bepalen van de KPI's. In sommige gevallen dient immers kapotte verlichting binnen korte tijd te worden gerepareerd omdat werkzaamheden komen stil te liggen, met alle gevolgen van dien. Maar het kan ook voorkomen dat een opdrachtnemer juist behoefte heeft aan het herstel van de betreffende verlichting op een later moment buiten kantooruren, zodat daarvan op de werkvloer geen overlast wordt ondervonden.

 

Effectiviteit waarborgen
Onder meer door het eenduidig definiëren van KPI's voor de reactiesnelheid van een opdrachtnemer, de uiterste hersteltijd van een storing en het maximaal aantal storingen dat (in een zekere periode) is geoorloofd, kan de effectiviteit van het onderhoud worden gewaarborgd. Het is belangrijk in de overeenkomst eenduidig vast te leggen binnen welk tijdsbestek na melding van een gebrek een monteur aanwezig dient te zijn en hoe lang het mag duren voordat een gebrek is gerepareerd. Ook is het belangrijk in het contract het feitelijke kwaliteitsniveau van de installaties in een gebouw vast te leggen. Opdrachtgever en opdrachtnemer leggen daarmee vast wat de status van de installaties is en in welke mate deze status al dan niet behouden of verbeterd dient te worden gedurende de looptijd van de overeenkomst.

 

Maincontracting
Een zeer vergaande vorm van het prestatiecontract is die van maincontracting. Deze manier  van samenwerking wordt de laatste tijd steeds vaker toegepast. Onder maincontracting wordt de (hoofd)opdrachtnemer (de maincontractor) belast met álle aspecten van onderhoud en beheer van een installatie. De maincontractor krijgt meer verantwoordelijkheid, ook ten aanzien van de toestand waarin de installatie verkeert. Hij zal het onderhoud zodanig dienen in te richten dat de gewenste prestaties zullen worden behaald. De maincontractor is dus niet alleen belast met de daadwerkelijke uitvoering van het onderhoud, maar dient ook de planning van een en ander voor zijn rekening te nemen.
Een maincontract heeft voor de opdrachtgever als voordeel dat de coördinatie van en de verantwoordelijkheid voor alle onderhoudswerkzaamheden bij één persoon ligt. Onderhoud kan efficiënter georganiseerd worden en er kan meer vanuit de wens van de opdrachtgever worden gehandeld. Aan de andere kant krijgt de opdrachtnemer – omdat gewerkt wordt aan de hand van prestatieniveaus – de vrijheid zijn werkzaamheden zelf vorm te geven, hetgeen bijvoorbeeld (ook) innovatie in de hand zou kunnen werken.
Of maincontracting een manier van contracteren is die bij een opdrachtgever en opdrachtnemer past, is afhankelijk van veel factoren. Beide partijen dienen hun 'traditionele' rol los te laten. De opdrachtgever zal een meer passieve rol moeten aannemen terwijl de opdrachtnemer meer verantwoordelijkheid moet willen en kunnen dragen. Hij zal ook bereid moeten zijn om de planning en coördinatie van het onderhoud over te nemen.

 

Conclusie

Welke contractvorm voor onderhoud ook wordt gekozen; zorg dat de verwachtingen van partijen eenduidig zijn vastgelegd. Stel praktische vragen zodat je in kunt spelen op de verwachtingen en behoeften van de opdrachtgever. Maar ook om uiteindelijk discussie over de scope van het werk zoveel mogelijk te voorkomen.
 

Artikel is gepubliceerd in: Installatiejournaal